Datenschutzhinweise für die Hubbri-Plattform und die Fahrer-App

Für alle, deren Daten im Tool landen: Mitarbeitende der Speditionen, Auftraggeber und ihre Ansprechpartner, Subunternehmer, Fahrer sowie Personen, die per WhatsApp, Telefon oder E-Mail eine Anfrage schicken. Die Speditionen können diesen Text als Grundlage für ihre eigenen Hinweise nutzen.

1. Wer ist verantwortlich?

Hubbri ist kein offener Marktplatz. Jede Spedition hat ein eigenes, abgeschottetes Konto. Daraus ergeben sich zwei Rollen:

Daten Verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) Rolle von Hubbri
Alles, was eine Spedition im Tool verarbeitet: Aufträge, Kunden, Ladestellen, Fahrer, GPS, Chats, Unterlagen, Rechnungen an ihre Kunden die jeweilige Spedition Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), auf Grundlage des AVV
Kundenkonto der Spedition bei Hubbri, Vertrag, Abrechnung von Hubbri an die Spedition, Support, Website Hubbri selbst verantwortlich

Für Betroffene heißt das: Wenden Sie sich bei Fragen zu Ihren Auftrags-, Fahrer- oder Ortungsdaten zuerst an die Spedition, mit der Sie zu tun haben. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage unverzüglich an die Spedition weiter.

Hubbri (für die eigenen Daten): [FIRMENNAME], [STRASSE HAUSNUMMER], [PLZ ORT] E-Mail: [DATENSCHUTZ-E-MAIL] · Telefon: [TELEFON] Datenschutzbeauftragter: [NAME / EXTERNER DSB ODER „nicht benannt, da nicht erforderlich“]

2. Welche Daten, wofür, auf welcher Grundlage

Wir verarbeiten nur, was für die Abwicklung von Transporten nötig ist. Rechtsgrundlagen nennt die Spedition als Verantwortliche; die Tabelle zeigt die üblichen.

Datenart Beispiele Zweck Rechtsgrundlage (üblich)
Firmen- und Kontaktdaten Firma, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Rolle Anfragen, Angebote, Rückfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. f (Kontakt zu Ansprechpartnern von Firmenkunden)
Auftragsdaten Lade-/Entladestellen, Termine, Gewicht, Paletten, Gefahrgutangaben (UN-Nr., Klasse) Planung und Durchführung des Transports lit. b; lit. c (Gefahrgutrecht)
Uploads Frachtbriefe (CMR), Fotos, Ablieferbelege, Beförderungspapiere Nachweis der Ablieferung, Schadensdokumentation lit. b, lit. c, lit. f
Fahrerdaten Name, Mobilnummer, Fahrzeug, Führerschein-/ADR-Schein-Ablauf Einsatzplanung, Prüfung der Berechtigung lit. b (Arbeitsvertrag), lit. c
Ortungsdaten GPS-Position während einer Tour Ankunftszeit, Statusmeldung an Auftraggeber lit. f, ggf. lit. b — siehe Abschnitt 4
Kommunikation WhatsApp-Nachrichten, E-Mails, Anrufaufzeichnungen/-mitschriften, Chat im Portal Anfragen erfassen, Absprachen nachvollziehen lit. b, lit. f; Anrufaufzeichnung nur mit Einwilligung (lit. a)
Rechnungsdaten Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsstatus Abrechnung, gesetzliche Aufbewahrung lit. b, lit. c (§ 147 AO, § 257 HGB)
Nutzungs- und Protokolldaten Login-Zeit, IP-Adresse, Änderungsprotokoll Sicherheit, Nachvollziehbarkeit von Freigaben lit. f

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) sind nicht vorgesehen. Bitte laden Sie keine Gesundheitsdaten oder Ausweiskopien hoch, wenn das nicht ausdrücklich verlangt ist.

3. WhatsApp, Telefon und der KI-Assistent Hermes

WhatsApp. Speditionen können Anfragen über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) empfangen. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Wenn Sie uns per WhatsApp schreiben, verarbeitet Meta Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen, die Nachrichten und Metadaten (Zeitpunkt, Zustellstatus). Die Nachrichten werden an Hubbri weitergeleitet und dort gespeichert. Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten (siehe Abschnitt 5). Sie müssen WhatsApp nicht nutzen: E-Mail, Telefon und das Portal stehen gleichwertig zur Verfügung.

Telefon. Anrufe bei der Spedition können von Hermes entgegengenommen werden. Zu Beginn des Gesprächs wird gesagt, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Es wird eine Mitschrift erstellt. Eine Tonaufzeichnung erfolgt nur, wenn Sie zu Beginn zustimmen. [ANBIETER TELEFONIE / SPRACHERKENNUNG]

Was Hermes tut. Hermes ist ein KI-Assistent im Tool. Er

Was Hermes nicht tut. Hermes entscheidet nichts allein. Jedes Angebot prüft und gibt ein Disponent der Spedition frei, bevor es an Sie geht. Es gibt daher keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Hermes erstellt keine Profile über Personen und bewertet keine Fahrer.

KI-Anbieter. Für die Texterkennung nutzt Hubbri das Sprachmodell von [KI-ANBIETER, SITZ]. Dabei werden die Inhalte der jeweiligen Nachricht übertragen. Vertraglich ist ausgeschlossen, dass der Anbieter die Daten zum Training eigener Modelle verwendet. [VERTRAGSSTELLE / ZERO-DATA-RETENTION JA/NEIN]

4. Fahrer-App und Ortung

Die Ortung läuft nur während einer Tour. Sie beginnt, wenn der Fahrer in der App auf „Tour starten“ tippt, und endet mit „Tour beenden“. Außerhalb einer Tour, in Pausen nach Tourende und in der Freizeit wird kein Standort erfasst. Während der Ortung zeigt die App einen deutlichen Hinweis an.

Was Details
Erfasst GPS-Position, Zeitpunkt, Geschwindigkeit, Tour-/Auftragsnummer
Intervall etwa alle [X] Minuten, bei Ankunft an Lade-/Entladestelle ein Ereignis
Zweck voraussichtliche Ankunftszeit, Statusmeldung an den Auftraggeber, Nachweis von Wartezeiten
Nicht erlaubt Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, Bewertung des Fahrstils, Ortung außerhalb der Tour
Wer sieht es Disposition der eigenen Spedition; der Auftraggeber sieht nur Status und ETA seines Auftrags, keine Live-Karte
Speicherdauer Feinpositionen [7] Tage nach Tourende, danach nur noch Start, Ziel, Ankunftszeiten und gefahrene km je Tour

Telematik (optional). Statt der App kann die Spedition ein vorhandenes Telematiksystem anbinden ([ANBIETER]). Dann übernimmt Hubbri die Positionen nur für die Dauer einer Tour; Daten außerhalb einer Tour werden nicht abgerufen oder sofort verworfen.

Weitere App-Daten. Fotos und Ablieferbelege, die der Fahrer hochlädt, Statusmeldungen („beladen“, „zugestellt“) und Nachrichten an die Disposition. Die App fragt Zugriff auf Kamera und Standort nur beim ersten Gebrauch an; Sie können ihn in den Geräteeinstellungen widerrufen.

Rechtsgrundlage. In der Regel das berechtigte Interesse der Spedition an einer planbaren Ablieferung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), begrenzt auf die Tourdauer. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung liegt vor (Dokument 10).

5. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Die Daten liegen auf einem eigenen Server bei IONOS SE in Deutschland. Jede Spedition sieht nur ihre eigenen Daten. Weitergegeben wird nur, was für den Auftrag nötig ist: an den Auftraggeber (Status, Belege), an beauftragte Subunternehmer (Lade-/Entladeadresse, Termin) und an die Dienstleister in Dokument 06.

Drittland. Bei WhatsApp (Meta) und gegebenenfalls beim KI-Anbieter und Kartendienst kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger zertifiziert ist, sonst EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Speicherdauer

Daten Dauer
GPS-Feinpositionen [7] Tage nach Tourende, danach zusammengefasst
Chats, Mitschriften, Anfragen ohne Auftrag [12] Monate nach letztem Kontakt
Aufträge, Frachtbriefe, Ablieferbelege (Handelsbriefe) 6 Jahre (§ 257 HGB)
Rechnungen, Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG)
Fahrerkonto bis Ende der Beschäftigung + [3] Monate
Protokolle (Login, IP) [90] Tage

Die Fristen beginnen am Ende des Kalenderjahres. Einzelheiten stehen im Löschkonzept (Dokument 09).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel [ZUSTÄNDIGE LANDESBEHÖRDE].

Am schnellsten geht es über die Spedition, mit der Sie arbeiten. Sie können auch an [DATENSCHUTZ-E-MAIL] schreiben; wir leiten weiter und antworten innerhalb eines Monats.

Stand: [DATUM] · Version [1.0]